Zakup czy leasing urządzeń biurowych?

Właściciele firm często zastanawiają się czy urządzenia biurowe lepiej kupić, czy leasingować? Poza rozmowami na temat różnic dotyczących zakupu lub leasingu sprzętu biurowego, należy wziąć pod uwagę ich plusy i minusy.

Pogoń za najnowszymi technologiami

Kiedy kupujemy sprzęt biurowy to jesteśmy również jego właścicielami i trudno zaktualizować go wraz z upływem czasu. Oczywiście jeżeli naprawa jest nieopłacalna lub potrzebne jest więcej sprzętu możemy dokupić coś z najnowszej generacji. Wymiana całego wyposażenia będzie jednak znacznie bardziej kosztowna i będziemy musieli zdecydować, co zrobimy ze starym sprzętem.
Kiedy sprzęt jest wynajmowany to możemy liczyć na to, że otrzymamy najnowsze rozwiązania dostępne na rynku. Nie mamy potrzeby utylizować go co roku i nie zastanawiamy się co zrobić z przestarzałym sprzętem.

Leasing i kupno a koszty

Jeżeli decydujemy się na leasing to łatwo możemy poprosić o estymacje przewidywanych płatności. Pamiętajmy, że zarówno leasing, jak i zakup sprzętu, możemy odliczyć od podatku. W leasingu nie musimy ponosić całych kosztów za jednym razem, ale prawdopodobnie łączny ich koszt będzie porównywalny z zakupem, a sam produkt nie będzie nasz.

Konserwacja urządzeń biurowych

Wynajmując urządzenia biurowe musimy przestrzegać specyfikacji podanych przez firmę leasingową. W umowie będziemy ustalać, czy koszty konserwacji są wliczone w cenę leasingu, czy są po naszej stronie. Zazwyczaj jednak przerzuca się je na stronę firmy od której bierzemy sprzęt i nie musimy przejmować się konserwacją.
W przypadku zakupu sprzętu musimy sami zająć się tematem. Czy będziemy działać ad hoc, czy wyznaczymy odpowiednią osobę w naszej firmie, która będzie za to odpowiedzialna. Czasami można też zdecydować się na zlecenie tego zadania zewnętrznie za dodatkową opłatą.

Formalności związane z leasingiem i kupnem

Kiedy decydujemy się na dzierżawę dowolnego sprzętu biurowego musimy podpisać odpowiednie umowy i przestrzegać procedur. Nie jest to więc absolutnie bezproblemowe. Długie warunki najmu są kolejnym aspektem związanym z leasingiem sprzętu. Jest to wadą leasingu, ponieważ w przypadku długotrwałych zobowiązań właściciel musi dokonywać miesięcznych płatności nawet wtedy, kiedy nie korzysta ze sprzętu. Największym problemem jest to, że zdarzają się umowy, które w przypadku złożenia wypowiedzenia na wczesnym etapie nakładają na nas duże kary umowne. Należy więc dobrze zapoznać się z zasadami leasingu. W zależności od umowy leasingowej warunki mogą być inne. Czasem zdarza się, że po zakończeniu dzierżawy można zakupić sprzęt po uczciwej cenie rynkowej, wynająć nowy sprzęt lub kontynuować dzierżawę poprzedniego. Jeżeli decydujemy się na zakup i nie bierzemy kredytu to możemy mieć sprzęt w naszym biurze od ręki. Jest to więc najprostsze rozwiązanie.
Zarówno leasing jak i zakup nowych urządzeń biurowych ma wiele zalet i wad. Bardzo dużo zależy od tego, jakie są nasze potrzeby. Możemy również łączyć obydwa te rozwiązania i część elementów zakupić, a te, które będziemy chcieli wkrótce wymienić, lub na które nie mamy gotówki z góry, wziąć w leasing.
Bardzo ważne jest znalezienie odpowiedniego partnera, czyli firmę, która posiada atrakcyjne warunki leasingu sprzętu biurowego. Przykładem jest 3D Office, która oferuje zarówno nowe, jak i poleasingowe urządzenia. Dzięki temu, że firma zapewnia kompleksowy zakres usług pracownicy potrafią odpowiedzieć na wszystkie nasze pytania i doradzić nam, które rozwiązanie będzie odpowiednie dla naszych potrzeb.